Закупка за наличные у малого бизнеса: какие документы получить и как учесть

Прораб привёз на объект цемент и шпаклёвку, купленные за наличные на строительном рынке. На вопрос «где чек?» достаёт из кармана мятый клочок бумаги без реквизитов — или разводит руками: «Продавец ничего не выдал». Знакомая ситуация? Для малого бизнеса, который закупает материалы у ИП, на рынках и в небольших точках, это почти рутина.

Проблема в том, что бухгалтеру нужно провести эти траты так, чтобы расход не сняли при проверке, а подотчётника не обвинили в присвоении денег. Разбираем, какие документы требовать с продавца, как оформить выдачу наличных и что делать, когда документов нет совсем.

Как оформить закупку через подотчётное лицо

Начнём с базы. Наличные из кассы или с корпоративной карты компания не может просто «отдать сотруднику на закупки». Любая такая выдача — это подотчёт, и оформляется она документально.

Схема выглядит так:

1. Приказ о подотчётных лицах. В нём вы определяете, кому можно выдавать деньги под отчёт. Заявление от работника давно не обязательно — достаточно приказа руководителя.
2. Выдача денег. Из кассы — по расходному кассовому ордеру (РКО), на карту — переводом с расчётного счёта или корпоративной карты. Второй вариант даже удобнее: не нужно оформлять кассовые документы, а движение денег видно в банковской выписке.
3. Покупка. Сотрудник покупает материалы и собирает документы от продавца — об этом ниже отдельный большой раздел.
4. Авансовый отчёт. После покупки работник отчитывается по форме АО-1: указывает, сколько получил, сколько потратил, прикладывает чеки и накладные. Остаток возвращает в кассу, перерасход — компания возмещает.

Сроки жёсткие: авансовый отчёт нужно сдать в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы деньги (или после возвращения из командировки). Пропустили срок — у налоговой появляется формальный повод задать вопросы.

И правило, которое часто нарушают: пока подотчётник не закрыл предыдущий авансовый отчёт, выдавать ему новые суммы нельзя. Это прямое требование порядка ведения кассовых операций. Если у вас один сотрудник «на все закупки» и по нему висят незакрытые отчёты за несколько месяцев — это первое, что увидит инспектор.

Теперь про лимит наличных. По указанию ЦБ № 3210-У расчёты наличными между юрлицами, а также между юрлицом и ИП ограничены 100 000 ₽ по одному договору. Это значит: если ваша компания напрямую платит наличными поставщику-ИП по договору поставки на 300 000 ₽ — вы нарушаете лимит, и за это есть штрафы по ст. 15.1 КоАП.

Но когда наличные получает подотчётное лицо — ваш сотрудник, — он тратит их как физлицо. Лимит на расчёты с физлицами не распространяется. Поэтому закупка через подотчётника на любую сумму легальна: сотрудник на рынке может купить материалов и на 50 000, и на 250 000 ₽.

Чего делать нельзя — так это дробить один договор с ИП на несколько по 100 000 ₽, чтобы формально влезть в лимит. Налоговая и банки такие схемы видят хорошо, и при проверке их квалифицируют как обход ограничений. Если объём закупок у одного поставщика большой — переходите на безнал по договору, это честнее и безопаснее.

Подробно про правила отчётности подотчётников у нас есть разбор авансового отчёта с актуальными требованиями.

Какие документы должен выдать продавец

Вот где начинается самое интересное. От того, у кого именно вы купили, зависит, какой документ продавец обязан вам выдать. И требовать кассовый чек со всех подряд — ошибка: некоторые продавцы законно работают без кассы.

Продавец	Какой документ обязан выдать
ООО или ИП с онлайн-ККТ (магазины, павильоны, большинство точек)	Кассовый чек онлайн-ККТ
ИП, оказывающий услуги населению	БСО (бланк строгой отчётности) — сейчас тоже формируется через ККТ
ИП на патенте по отдельным видам деятельности, торговля на рынках и ярмарках (не в магазинах/павильонах), плательщики ЕСХН по некоторым операциям	Вправе работать без ККТ, но обязаны по требованию покупателя выдать товарный чек или квитанцию с реквизитами
Самозанятый (НПД)	Чек из приложения «Мой налог» — по запросу в бумажном или электронном виде
Физлицо, не зарегистрированное как ИП или самозанятый	Закупочный акт с паспортными данными продавца

Разберём каждый случай.

Кассовый чек — стандарт для ООО и большинства ИП. С 2017 года почти все продавцы обязаны применять онлайн-кассы, и чек должен содержать полный набор реквизитов: наименование продавца, ИНН, дата и время, перечень товаров, сумма, форма расчёта, признак чека. Чек, полученный от кассира, — основной подтверждающий документ. Но для учёта расходов одного чека с формулировкой «стройматериалы, 1 шт» часто мало: непонятно, что именно куплено и для чего. В идеале просите у продавца накладную или УПД — большинство мелких поставщиков на это идут, особенно если вы постоянный клиент.

Товарный чек без кассового. Здесь важно разделить ситуации. Если продавец законно работает без ККТ — ИП на патенте, торговец на рынке, сельхозпроизводитель на ЕСХН, — товарный чек или квитанция является полноценной первичкой. По требованию покупателя такой продавец обязан выдать документ с реквизитами: наименование продавца, ИНН, дата, перечень товаров, сумма, подпись.

Но если у продавца касса по закону обязательна, а чек он не выдаёт — один товарный чек вас не спасёт. Налоговая может посчитать расчёт неподтверждённым и снять расход, а сам продавец нарушает закон о ККТ. Покупая в магазине, где «касса сломана», вы рискуете: договоритесь «завтра принесём чек» — и завтра его не будет.

Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и обязан выдать его по запросу. Для компании это удобный документ: он подтверждает и факт оплаты, и личность продавца. Про работу с чеками самозанятых у нас есть отдельная инструкция.

Физлицо без статуса — например, вы покупаете кирпич с рук или остатки материалов у частника. Здесь оформляется закупочный акт: унифицированной формы нет, можно разработать свою — главное, указать паспортные данные продавца, перечень и стоимость товаров, сумму и подписи сторон. С этим документом есть нюансы: регулярные закупки у одного и того же «физика» налоговая может расценить как трудовые отношения или незаконную предпринимательскую деятельность продавца.

НДС. Отдельно запомните: по кассовому чеку принять НДС к вычету нельзя — для вычета нужен счёт-фактура или УПД. Хорошая новость для нашей аудитории: у ИП на УСН и патенте НДС в цене обычно нет вообще, так что при закупках у малого бизнеса вопрос вычета чаще всего не возникает. Если же поставщик на ОСНО и сумма значимая — просите счёт-фактуру, без него вычет потеряете.

Как учесть закупку в расходах

Документы собраны, авансовый отчёт закрыт. Дальше — учёт.

В бухучёте материалы, купленные через подотчётника, приходуются на 10 счёт на основании авансового отчёта с приложенными чеками и накладными. Классические проводки: выдача под отчёт — Дт 71 Кт 50 (или 51, если деньги ушли на карту), поступление материалов — Дт 10 Кт 71. Если был перерасход — он возмещается сотруднику: Дт 71 Кт 50. Остаток неиспользованных денег возвращается в кассу: Дт 50 Кт 71.

Для налога на прибыль расходы принимаются по ст. 252 НК, для УСН — по ст. 346.16 НК. Условия одинаковые, три требования:

• оплачено — есть чек, квитанция или платёжный документ;
• документально подтверждено — есть чек с расшифровкой, товарный чек, накладная, закупочный акт;
• обосновано — расходы связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.

Третье условие — то, о котором чаще всего забывают. Цемент для стройки — обоснованный расход для подрядчика. Цемент для компании, которая занимается грузоперевозками, — уже вопрос. Инспектор смотрит на связь покупки с видом деятельности, поэтому чек с понятным наименованием товара и, в идеале, накладной — ваша страховка.

Ещё один момент: храните документы не меньше 5 лет — это срок, за который налоговая может проверить период. Авансовые отчёты с чеками подшиваются в бухгалтерию, а не живут в кармане прораба. Чеки на термобумаге выцветают — сделайте копию или сфотографируйте и приложите к отчёту.

Если с авансовыми отчётами у вас периодически возникают сложности — например, сотрудник принёс отчёт без чеков — посмотрите разбор ситуации с авансовым отчётом без чеков.

Типовые ошибки и на что смотрит налоговая

Собрали ошибки, которые чаще всего всплывают на проверках и в спорах с инспекцией.

Покупка без документов «потом пришлют». Классика: прораб купил на рынке, чек не взял, продавец обещал «завтра принести». Завтра не наступает. Без документа расхода нет — точка. Приучите сотрудников простому правилу: нет документа — нет денег. Компания не возмещает траты без подтверждения.

Чек на другую дату или сумму. Чек датирован мартом, а авансовый отчёт закрывает февральскую закупку. Сумма в отчёте не сходится с чеком. Инспектор сопоставляет даты выдачи подотчёта, даты чеков и даты отчётов — расхождения сразу видны.

Сумма покупки больше выданного подотчёта. Сотруднику выдали 30 000 ₽, а чеков он принёс на 42 000. Формально перерасход можно возместить, но если это регулярная история — у налоговой вопрос: откуда сотрудник брал разницу? Возможный вывод — неучтённая выручка.

Один подотчётник на все закупки годами. Один и тот же человек получает наличные каждую неделю, суммы одинаковые, поставщики одни и те же. Инспектор может заподозрить, что это не разовые закупки, а скрытые регулярные выплаты — зарплата «в конверте» или дробление закупок у одного поставщика. Если закупки регулярные — заключите договор с поставщиком и платите по безналу.

Покупка у «серого» продавца без реквизитов. Чек без ИНН, квитанция от руки без подписи, «товарник» с одной строчкой «товары». Такой документ не подтверждает ничего. Проверяйте чеки, которые приносят подотчётники: реквизиты должны читаться, продавец должен определяться по ИНН.

Логика инспектора простая: он не проверяет каждого продавца на рынке. Он смотрит на комплект документов в целом — авансовый отчёт, чеки, даты, суммы, назначение расходов. Если картина цельная и логичная, вопросов нет. Если рваная — начинаются запросы. О том, чем заканчиваются попытки провести расходы без подтверждения, читайте в материале о последствиях расходов без документов.

Если документов не дали или они потерялись

Бывает и так: закупка реальная, деньги потрачены по назначению, а чека нет. Что делать?

Запросите у продавца копию или дубликат. Продавцы на рынках и в небольших точках часто помнят постоянных покупателей и могут выписать товарный чек повторно или восстановить накладную. Для продавца это безопасно, для вас — недостающее подтверждение.

Запросите выписку у ОФД. Если чек был, но потерялся, оператор фискальных данных может выдать подтверждение расчёта по реквизитам. Чек также можно восстановить через приложение ФНС, если известны параметры расчёта.

Оформите закупочный акт. Если продавец — физлицо и чека быть не могло, составьте закупочный акт с его паспортными данными и описью товара. Для разовых мелких закупок это рабочий вариант.

Проверьте комплектность. Для типовых закупок — стройматериалы, хозтовары, канцелярия — у нас описан готовый комплект документов, который стоит требовать от подотчётника в каждой поездке.

И последнее. Если документы по реально понесённым расходам восстановить не удаётся — например, чек утерян, продавец исчез, ОФД данных не дал, — чеки по таким закупкам можно подобрать: в базе фискальных документов находятся кассовые чеки, соответствующие фактическим покупкам, и мы помогаем бухгалтерам закрыть авансовые отчёты корректными подтверждениями.

Но принципиальная граница проста: документы подтверждают только реально понесённые расходы. Никакие чеки — ни подобранные, ни восстановленные — не заменяют саму покупку. Если траты не было, подтверждать нечего.

Статья носит информационный характер и не является юридической или налоговой консультацией. За решением по конкретной ситуации обратитесь к специалисту.

Частые вопросы

Можно ли закупаться за наличные на сумму больше 100 000 ₽?

Через подотчётное лицо — да: сотрудник тратит деньги как физлицо, а лимит 100 000 ₽ по указанию ЦБ № 3210-У действует только на расчёты между юрлицами и ИП по одному договору. Напрямую от компании поставщику-ИП наличными сверх лимита платить нельзя.

Что делать, если продавец не выдал кассовый чек?

Сначала разберитесь, обязан ли он применять ККТ. ИП на патенте, торговец на рынке или ярмарке, плательщик ЕСХН по ряду операций вправе работать без кассы, но обязаны выдать товарный чек или квитанцию с реквизитами. Если касса обязательна — требуйте дубликат чека или выписку из ОФД.

Принимается ли товарный чек без кассового?

Да, если продавец законно работает без ККТ: товарный чек с наименованием продавца, ИНН, датой, перечнем товаров, суммой и подписью — полноценная первичка. Если же ККТ продавцу обязательна, один товарный чек расход не защитит.

Можно ли принять НДС к вычету по кассовому чеку?

Нет. Для вычета нужен счёт-фактура или УПД. Впрочем, при закупках у малого бизнеса на УСН или патенте НДС в цене обычно нет, и вопрос вычета не возникает.

Какой срок сдачи авансового отчёта после закупки?

Три рабочих дня после окончания срока, на который выданы деньги. И важное правило: новые суммы подотчётнику выдавать нельзя, пока он не закрыл предыдущий авансовый отчёт.